Digitalisering: får nytt økonomi- og lønssystem

Ny UBW-løysing skal bidra til effektiv drift, informasjonsflyt, mest mogleg automatikk og digitaliserte løysingar.

Ei prosjektgruppa har starta med arbeidet med å få på plass ei ny UBW-løysing for nye Volda. UBW står for Unit4 Business World, og er eit økonomi-/regnskaps- og lønns-/personalsystem.

Den nye løysinga vil byggje på Unit4/Agresso, som er eit system som eksisterande Volda kommune har i dag.

På det første møtet i prosjektgruppa møtte også leverandør Evry med Lene Rykkje og Kurt Marøy. Frå nye Volda er økonomisjef Kari Mette Sundgot prosjektleiar.

Kva skjer framover?

I løpet av veke 7-8 (11.-22. februar) skal faggruppene ha samlingar. I etterkant av desse samlingane skal prosjektgruppa møtast 7. mars for å vurdere om ein kan godta løysinga.

Det vil også bli arrangert workshopar på ulike fagfelt i løpet av våren – før ny løysing skal vere klar til sommaren.

Prosjektgruppa skal etter planen møtast 5. juni, der den endelege løysinga skal godkjennast.

Kvifor oppgradere?

Tilsette skal ha effektive, brukarvenlege og trygge verkty som stettar arbeidsflyten i organisasjonen.

For at det skal vere effektivt å hente ut informasjon, skal data i størst mogleg grad kunne gjenbrukast mellom systema. Der det gir effekt, skal ein så langt som råd ha integrasjon mot andre grunnsystem og automatisere arbeidsprosessane.

Volda kommune har nytta Unit4/Agresso i over 20 år.

– Systemet har vore optimalt med tanke på rekneskapen og på å køyre lønn. Det har ikkje vore optimalt med tanke på digitalisering og som eit godt verktøy ut mot sektor og leiarar. I samband med kommunesamanslåinga er det eit ønskje om at vi får eit system som kan fungere optimalt, seier prosjektleiar Kari Mette Sundgot.

Organisering av prosjektet

Det er sett ned prosjektgruppe med representantar frå både Volda- og Hornindal kommune og SSIKT:

  • Kari Mette Sundgot, økonomisjef Volda
  • Brita Solid, økonomisjef Hornindal
  • Sona Strieborna, rekneskap Volda
  • Berit Lyngstad, personalsjef Volda
  • Martin Dahl, personalsjef Hornindal
  • Bente Vatnehol, personal Volda
  • Paul-Ottar Tornes, prosessleiar digitalisering Nye Volda
  • Elisabeth Aklestad, fagkonsulent økonomi SSIKT
  • Hege Wold, fagkonsulent lønn SSIKT
  • Odd-Arild Djupvik, teknisk SSIKT

I tillegg til prosjektgruppa er det sett ned eigne faggrupper der alle tilsette i kommunane er representert. Faggruppene har eigne fagansvarlege i kommunen og fagleg leiar frå Evry. Representantar frå prosjektgruppa er deltakar i kvar faggruppe.

Tidsplan

Løysinga skal vere klar i juni 2019 slik at budsjett/økonomiplan 2020-2023 skal arbeidast med i den nye løysinga.

Milepålar og prosjektfaser vidare er:

  1. Organisering og planlegging 01.01 – 15.01.19
  2. Løysingdesign 07.01 – 08.03.19
  3. Etableringsfase 09.03 – 06.05.19
  4. Godkjenningsprøve 06.05 – 07.06.19
  5. Driftssetting 10.06 – 31.10.19
  6. Produksjonssetting 01.11 – 10.01.20
  7. Ordinær drift 11.01 ->