Har rydda 200 meter med arkiv

Dei siste par åra har det vorte gjort ein formidabel ryddejobb i arkivet.

I samband med kommunereforma har Volda kommune sett seg nøydde til å rydde i gamle arkiv. Dokument frå før 1964, av dåtidas Volda kommune og Dalsfjord kommune, har allereie vorte overlevert til interkommunalt arkiv i Ålesund.

Dokument etter 1964 har sidan vorte lagra på rådhuset i Volda – og det er desse dokumenta som no har vorte gått gjennom. I alle fall mesteparten.

– Det er viktig å prioritere arkivet, seier sektorsjef for kultur og service, Inger-Johanne Johnsen.

Johnsen vert avdelingsleiar for arkiv og service i den nye kommunen, og seier det er mange grunnar til å ta vare på gamle dokument.

– For Volda kommune er det viktig å kunne dokumentere dei vedtaka som har blitt gjort og dokumentasjonen som ligg til grunn for vedtaka. Men arkiva er også ei svært viktig kjelde til administrasjonsitorie, i tillegg til å vere viktig dokumentasjon på historia og kulturarva for det som har skjedd i eit lokalsamfunn, seier Johnsen, og legg til:

– Arkivet inneheld også viktig rettigheitsdokumentasjon, innanfor mellom anna barnevern, skule, hele og omsorg og så vidare. Så arkivet er viktig både i eit historisk perspektiv, men også for å dokumentere enkeltmenneske sitt møte med det offentlege.

Over 400 meter arkiv

Statsarkivet hadde i 2015 tilsyn i Volda kommune, der det vart førespelga at kommunen hadde om lag 430 meter arkivmateriale. Dette tilsvarar avstanden frå rådhuset og ned til ferjekaia i sentrum.

– Alt var rundt omkring i fleire rom og det var temmeleg uoversiktleg. I samband med kommunereforma fekk høve til å engasjere personar til å ordne arkivet, fortel Johnsen.

Utan å mukke vart no pensjonerte Anne-Margrethe Mo og Rune Rotevatn engasjert til å ta fatt på den store oppgåva, som har gått føre seg over to år.

For å nå over alt har ein forsøkt å prioritere arkiva innanfor barnevern, skule og barnehage, og noko innanfor personal.

Det er i følgje Johnsen desse arkiva som har vore viktigast å ha kontroll på – og også dei som kommunen truleg vil ha behov for å slå opp i når «nye» Volda kommune vert etablert etter nyttår.

Arkiva til ulike kommunale etatar som t.d. sosialkontor, rådmannskontor, skulekontor har også blitt ordna og listeført.

– Vi er enno ikkje heilt ferdig, men veldig mykje er gjort, seier avdelingsleiaren.

Noko vert makulert

I 2018, og hittil i 2019, er om lag 100 meter overlevert til det interkommunale arkivet i Ålesund. I tillegg står det om lag 150 meter i Volda som er ferdig, medan om lag 100 meter ikkje er ordna enno.

– Resten er «arkivavgrensa» eller makulert, rett og slett fordi i ein del tilfelle har blitt tatt vare på mange kopiar av same arkivstykke, seier Johnsen.

Det er rekna til at det vil koste om lag 3,5 millionar kroner å ordne i så store mengder med arkivmateriale, men i Volda har det ikkje vorte brukt så mykje.

Etter berekningar frå Johnsen, anslår ho at det vil kome på om lag 2 millionar kroner for arbeidet i Volda.

Sjølv synest Johnsen det er veldig artig å gå gjennom gamle dokument.

– Vi har kome over mykje spanande av kommunal og sosial historie i dette arbeidet. Rune (Rotevatn) har nyleg heldt på med skulearkiv på 1970-talet. Den gongen var det 16-17 grunnskular i Volda, og i desse arkiva finn ein historiar om elevar og vurderingar som vart gjort den gongen.

Bilete frå arkivromet