Informasjonsskriv til tilsette (september 2019)

Hei, gode medarbeidar i Hornindal og Volda.

Det har, naturleg nok på grunn av sommarferien, vore litt mindre informasjon rundt samanslåingsprosessen av Hornindal og Volda kommunar i det siste.

Det betyr derimot ikkje at det ikkje går føre seg mykje arbeid knytt til samanslåinga. Derfor har eg laga ei kort oppsummering av kva som har skjedd over sommaren – og kva som skal skje i den nærmaste tida framover.

Nye arbeidskontraktar

Ettersom dei gamle kommunane vert avvikla som einskilde organisasjonar frå 01.01.2020, skal alle tilsette få nye arbeidskontraktar for den nye kommunen.

For leiarar og enkelte andre har det vore prosessar der det er gjort avklaringar med omsyn til endra ansvarsområde eller oppgåver. For dei fleste av dykk vil det ikkje vere særskilte endringar i arbeidsinnhald.

Nye system og programvarer

Allereie frå hausten av, starta Hornindal og Volda med felles oppstart innanfor skulesektoren. Resten av kommuneorganisasjonen vert felles frå 01.01.2020. Når den tid kjem er det viktig at alle system og programvarer som du skal nytte i arbeidskvardagen din er tilgjengeleg frå første dag.

Når vi kjem inn i år 2020 ynskjer eg at du skal oppleve så små ulemper som mogleg og at du har tilgang til dei systema og programma du treng. Eg har snakka med prosessleiar for digitalisering, Paul Ottar Tornes, som seier følgjande om temaet:

– Det er mange fagsystem som skal slåast saman før nyttår. Arbeidet er godt i gang ute i sektorane og opplæring for dei som får nye fagsystem blir planlagt godt. Nokre er allereie i gong med dette. Omlegginga frå no og fram til nyttår vil vere krevjande, og vi vil kunne oppleve å gå i nokre fallgruver, men vi har god dialog med både systemleverandør og IKT-drift både hjå Nordfjordnett og SSIKT slik at dei vil raskt kunne rette opp eventuelle feil.

To nye ombod – hovudvern og personvern

To dyktige personar, begge med Sonja til fornamn, har fått nye roller i løpet av seinvåren og sommaren. Medan Sonja Hovden har vorte nytt hovudverneombod (HVO) i Volda, har Sonja Håvik vorte nytt personvernombod.

Hovden vart tilsett 6. mai og tok over funksjonen som HVO etter Robert Lorvik. Det er også avklara at ho kjem til å ha denne stillinga også i den nye kommunen frå 2020. På grunn av meirarbeid knytt til kommunesamanslåinga, har eg godkjent ei midlertidig auke i denne funksjonen frå 40 til 50 % ut kalenderåret 2019.

Samstundes vil Håvik, i første omgang, ha funksjonen som personvernombod i Volda kommune fram til 01.01.2020. Denne delen av arbeidet hennar omfattar ei 10 prosent stilling, som ho vi ha i tillegg til sine andre oppgåver retta mot arkiv og politisk sekretariat.

Eg ynskjer begge to lykke til med kvar sine viktige roller.

NAV og landbruk i nye Volda

Ettersom Ørsta og Volda har samarbeid om felles landbrukskontor, vert denne teneste råka når Hornindal og Volda skal slå seg saman 1. januar 2020.

Partane er samde om at Ørsta kommune framleis skal vere vertskommune for tenesta, og så vil prosessen utover hausten 2019 avgjere korleis tenesta skal organiserast vidare.

Mellom anna har det blitt vedteke at tenester innanfor landbrukstenester skal vere tilgjengelege frå Smia i Hornindal, noko landbrukssjef Liv Bente Viddal er klar på at ein skal få til.

Ein ny vertskommuneavtale mellom Ørsta og nye Volda skal opp til handsaming i Fellesnemnda, eller når det nye kommunestyret vert konstituert hausten 2019.

Når det gjeld NAV, så er det eit samarbeid mellom stat og kommune, der Ørsta kommune er vertskommune for i eit samarbeid mellom Ørsta og dagens Volda.

Frå 1. januar 2020 skal «nye» Volda og Ørsta danne nytt samarbeid, og Ørsta vil framleis vere vertskap for tenesta.

I tillegg til ei endring der Hornindal og Volda skal inn i eit nytt samarbeid med Ørsta, vert dette også ei regional endring. Hornindal er i dag ein del av NAV Vestland, medan Ørsta-Volda høyrer til Møre og Romsdal.

Nokre praktiske avklaringar skal landast, som til dømes korleis ein skal organisere tilgang til tenester på Grodås.

Frivilligsentralen

Partnarskapsavtalen mellom Hornindal kommune og Hornindal Frivillegsentral går ut ved nyttår.

Saka har vore orientert om til fellesnemnda, og i april i år vart det lagt fram eit notat som skildra at Fellesnemnda ynskjer at nye Volda kommune skal ha to frivillegsentralar, ein i Volda og ein i Hornindal. Organisatorisk vert desse ein del av kulturavdelinga.

Årsmøtet i Hornindal Frivillegsentral har stilt seg positive til å starte prosess knytt til verksemdsoverdraging.

Det vart med dette som bakgrunn vedteke at Volda kommune overtek drifta av Hornindal frivilligsentral frå 01. januar 2020.

Vidare skal frivillige sikrast medråderett over frivilligsentralen etter 2020 og verksemdsoverdraginga skal godkjennast av årsmøtet i Hornindal frivillegsentral.

Økonomiprosess

Vi har leigd inn KS konsulent til å ha ein grundig gjennomgang av økonomien til Volda og Hornindal, som skal vere grunnlag for økonomiprosessen fram mot driftsbudsjettet for «nye» Volda kommune.

Vi har tidlegare hatt skuggebudsjett for dei to kommunane, altså ei samling av dei to budsjetta, men for 2020 må vi lage eit heilt nytt budsjett.

For meg er det viktig at vi som ny kommune jobbar med ei god økonomistyring. Det skal leggjast fram eit nytt driftsbudsjett og då må vi gå gjennom alle utgiftspostar og leggje oss på eit nøkternt nivå.

Dei investeringane vi skal gjere skal vere leggjast fram forslag på basert på naudsynte og lovpålagde tenester, eller på prosjekt som er oppstarta og skal avsluttast.

Det nye kommunestyret skal så vedta det nye budsjettet i desember.

Miljø og klima i nye Volda

I juni erklærte Volda kommune klimakrise etter vedtak i kommunestyret. Dette er noko kommunen også oppmodar nabokommunar om å gjere. For Fellesnemnda 5. september la eg fram eit notat om klima og miljø for nye Volda.

For at vi skal ta vårt ansvar for å nå dei nasjonale klimamåla, vil det vere aktuelt å forsere klimafokuset i den nye kommunen.

Basert på statistikk kan vi danne grunnlag for ein eigen handlingsplan for miljø og klima for nye Volda. I den samanhengen vil Volda og Ørsta reinhaldsverk vil vere ein viktig samarbeidspart i prosess med utarbeiding av handlingsplan.

Eit mål vil verte at ein slik handlingsplan vert lagt fram til politisk handsaming hausten 2020.

Velferdsteknologi

Prosjektleiar for velferdsteknologi, Karianne Sveen Orvik, var også til stades på Fellesnemndmøtet den 5. september. Ho heldt ei god og interessant orientering om kva som er status i prosjektet, kva dei har gjort hittil og kva som skjer framover.

Hittil har det mellom anna blitt kjøpt inn 100 tryggleiksalarmar, der 30 av dei har blitt sett i drift. I tillegg har det blitt innført mobilt vaktrom i Volda og det er prøvd ut GPS.

Framover skal det ifølgje Orvik no mellom anna skiftast ut tryggleiksalarmar i Hornindal, skifte ut analoge tryggleiksalarmar i Volda, kjøpe inn digitale medisineringsdispenserar, teste ut eit pilotprosjekt på e-lås og mykje meir.

Promovideo for nye Volda

Det vert i desse dagar jobba med å lage ein promovideo for den nye kommunen. Dette er eit prosjekt som kommunikasjonsrådgjevar Joakim Rødven har initiert. Selskapet Oclin AS er vald som leverandør av denne filmen, og skal etter planen verte levert før jul.

Denne filmen skal forhåpentlegvis bidra til å skape ein felles identitet til den nye kommunen og vise fram det beste som nye Volda har å by på. Det blir spanande å sjå sluttresultatet av videoen!


Med venleg helsing,
Rune Sjurgard
Rådmann/prosjektleiar
Nye Volda