Rapport frå NAV-prosessen

Oppdatering på arbeidet med samanslåinga av NAV Hornindal og NAV Ørsta-Volda.

Parallelt med kommunesamanslåinga av Hornindal og Volda, skal også NAV-kontora i dei to kommunane slåast saman frå 1. januar.

I det høvet har NAV-leiar Monica Osvold utarbeidd ein rapport frå NAV-prosessen, som du kan lese i sin heilskap.

LES OGSÅ: Intervju med NAV-leiaren

Hovudpunkta i rapporten, knytt til NAV Ørsta og «nye» Volda, omfattar;

  • Effektmål ved samanslåinga
  • Lokalisering
  • Mobilitet
  • Vertskommuneavtale
  • Organisering av nytt kontor
  • Avklaring av ressursar
  • Tilgjengelege tenester i Hornindal
  • Digitalisering

Du kan lese NAV-rapporten knytt til samanslåinga her, eller lese punkt for punkt i lista under.

Bakgrunn og historikk

Bakgrunn

I samband med samanslåing av Volda kommune og Hornindal kommune frå 010120, skal NAV Hornindal og NAV Ørsta-Volda slåast saman til eitt NAV-kontor frå same tidspunkt.

Effektmål for samanslåinga er betre tenester gjennom;

  • Betre ressursutnytting/meir effektiv drift. Større fagmiljø, breiare og betre kompetanse, samt høve for spesialisering/spisskompetanse. Frigjering av ressursar til brukaroppfølging, rekruttering og formidling.
  • Betre høve for prosjekt –og utviklingsarbeid.
  • Betre samordning av bistand og oppfølging av brukarar
  • Eit meir robust/ mindre sårbart kontor
  • Utvida geografisk område for marknadsarbeid/samle marknadskontakten, bistand og oppfølging av arbeidsgjevarar og næringsliv i eitt kontor
  • Reduserte administrasjonskostnader
  • Understøtting av øvrig interkommunalt samarbeid

Det er utarbeidd prosjektplan med milepæler for arbeidet.

NAV sin visjon

Vi gir mennesker muligheter!

NAV som viktig samfunnsaktør

NAV sitt samfunnsoppdrag er fleire i arbeid og aktivitet.

Brukarane skal med riktig hjelp fra NAV kunne betre sin livssituasjon og bli mest mogleg sjølvforsørgde. Som resten av samfunnet er NAV i veldig utvikling.

Det har skjedd store endringar i arbeidsoppgåver og metodikk sidan NAV kontora vart oppretta i 2007. NAV kontoret med sine tilsette skal vere ekspertar i arbeidsretta brukaroppfølging.

For å skape rom til å hjelpe dei som treng oss mest, er det rydda i arbeidsoppgåver for dei lokale kontora.

Det er oppretta Forvaltning som tek seg av saksbehandling og utbetaling av ytingar og Kontaktsenter som tek i mot alle telefonar og svarer på spørsmål vedrørande ytingar. Målet er betre brukarmøter og at NAV innfrir samfunnsoppdraget.

Historikk

Forslaget om en ny arbeids- og velferdsforvaltning vart fremma i St.prp. nr. 46 (2004–2005) Ny arbeids- og velferdsforvaltning og behandla i Stortinget våren 2005.

NAV-reformen er primært en organisasjons- og forvaltningsreform. NAV-reformen hadde i utgangspunktet to organisatoriske hovedelement. En ny statleg etat gjennom samanslåing av trygdetaten og Aetat, og nye arbeids- og velferdskontor (NAV-kontor) på kommunenivå.

NAV kontoret er basert på eit forpliktande samarbeid (partnerskap) mellom stat og kommune. Samarbeidet er formalisert gjennom lov og lokale partnerskapsavtaler mellom Arbeids- og velferdsetaten og den enkelte kommune.

Utviklinga av NAV har vore styrt at to strategiske dokument:
Stortingsmelding 33 (2015-2016) «NAV i en ny tid – for arbeid og aktivitet» drøfta strategisk retning for vidareutvikling av arbeids- og velferdsforvaltninga.

Meldinga understreker at arbeid no skal være førsteprioritet i NAV. NAV-kontoret skal bidra til at fleire kjem i arbeid og aktivitet, færre på trygd og stønad.

Vidare arbeid med Stortingsmelding 33 munna ut i en rapport «Utvikling av NAV-kontor - større handlingsrom og ansvar» av 13.01.17. Rapporten er ei tilråding til arbeids- og velferdsdirektøren frå ei samansett arbeidsgruppe om myndige og løysingsdyktige NAV-kontor.

No er utviklinga i NAV komt så langt at storparten av dei endringane som er omtalt i rapporten er gjennomført/i sluttfasen.

Lokalisering

Aktuell lokalisering av hovudkontor er NAV Ørsta-Volda sine lokale i 2. etg. i Tindebygget, Ivar Aasengt. 10 i Ørsta.

NAV-tenestene skal vere tilgjengelege og av god kvalitet til alle innbyggarane i dei 2 kommunane.

NAV Ørsta-Volda flytta i nye lokaler i 2018. Det er lyse og fine lokaler som er tilpassa NAV sin arbeidsmetodikk. Det er ledig kontorplass i lokalet. Det vil ikkje påløpe ekstra utgifter til ombygging eller tilrettelegging ved at Hornindal kommune slår seg saman med Volda kommune.

Mobilitet

Arbeidsmetodikken i NAV er endra, slik at det no er dei tilsette som skal vere aktivt ute av kontoret for samtaler og møter.

Alle tilsette i NAV har mobile dataløysingar som blir brukt i administrativt arbeid på kontoret og ute i møter med arbeidsgjevarar, helsepersonell og brukarar.

Etter sommaren 2019 er alle stasjonære datamaskiner fasa ut.

Alle tilsette har mobiltelefonar.

Vertskommuneavtale mellom Ørsta og nye Volda kommune

Arbeidet med ny vertskommuneavtale mellom Ørsta kommune og nye Volda kommune er i gong. Det vart halde møte mellom rådmennene i dei to kommunane og NAV den 03.06.19.

Det vart sett ned ei arbeidsgruppe samansett av Nina Kvalen v/Volda kommune, Kristin Vik v/Ørsta kommune og Monica Osvold NAV leiar.

Første møte i denne arbeidsgruppa er 18.06.19. Framlegg til ny avtale skal leggast fram for Fellesnemnda i nye Volda 05.09.19 og for kommunestyret i Ørsta innan 01.10.19.

Organisering av nytt NAV kontor

Arbeidet med korleis nye NAV Ørsta-Volda skal organiserast startar i veke 38 2019. Arbeidet blir organisert i grupper i kontoret, der eksisterande organisering vert evaluert og ny organisering vert utarbeidd.

Kontoret får støtte med eksterne fasilitatorar til dette arbeidet.

Plan for evaluering av eksisterande organisering og arbeid med ny organisering.

Tidsplan Oppgåver
18.09.19 Oppstart evaluering av eksisterande organisering – arbeid med framtidig organisering. Arbeidet vert leia av eksterne fasilitatorar frå NAV Møre og Romsdal. Felles dag for alle tilsette ved NAV Ørsta-Volda og Hornindal.
Veke 39 – og utover Mellomarbeid i grupper med framtidig organisering
Innan utgangen av veke 51 Konklusjon på framtidig organisering
01.01.20 Ny organisering i drift

NAV Hornindal har kommunal flyktningteneste inne i kontoret. Ved samanslåing av kommunane vert denne tenesta teken ut av NAV og slegen saman med flyktningteneste i Volda kommune.

Hornindal kommune sin ressurs på 80% stilling, går inn i flyktningteneste Volda.

Avklaring ressursar

NAV Hornindal har i dag følgjande ressurs;

  • 80% kommunal flyktningkonsulent
  • 80% statleg ressurs (vakant per i dag)
  • 80% kommunal leiar (per i dag tilsett som statleg NAV leiar i Ørsta-Volda og har ansvar for Hornindal fram til samanslåing).

Flyktningtenesta i Hornindal vert slegen saman med flyktningteneste Volda, og ressurs følgjer over i denne tenesta per 010120.

80% statleg ressurs er per i dag halden vakant ved NAV Hornindal. Stillinga vert halden vakant av NAV Vestland ut året.

Om det vert tilsett ny person i stillinga vert teke avgjerd om etter samanslåing. Avgjerd vert teken etter avklaring rundt budsjettsituasjonen framover.

Kommunal leiar av NAV kontoret i Hornindal har per 11.02.19 gått inn i stilling som statleg NAV leiar av Ørsta-Volda. I perioden fram til samanslåing har NAV leiar også ansvar for NAV Hornindal.

Tenester i Hornindal

Nye Volda kommune vil ha tilgjengelige lokaler i kommunehuset Smia i Hornindal.

Korleis tenestene skal ytast i Hornindal framover, vil bli avklart i prosessen med evaluering/organisering av NAV Ørsta-Volda.

Til avklaring
1.    Skal NAV ha kontordag i Hornindal med ope mottak?
2.    Vil NAV ha tilgjengelige lokaler til møter og samtaler på Smia?
3.    Skal det framleis vere publikums-pc tilgjengeleg på kommunehuset Smia?

NAV Hornindal har i dag 1 publikums-pc på Smia. Skal denne pc’en framleis vere på Smia, slik at innbyggjarane har denne tilgjengeleg også framover

4.    Informasjon

Kommunehuset Smia vil ha betjent resepsjon 3 dager per veke. Kan servicekontoret yte informasjon om korleis innbyggjarane kjem i kontakt med NAV?

Digitalisering

Digitalisering handlar om korleis vi kan levere betre tenester samtidig som vi frigjer tid til tettare oppfølging for dei som treng det.

Det er brei semje i stat og kommune at nett-baserte tenester skal vere hovudregelen for forvaltninga sin kommunikasjon med innbyggjarar, organisasjonar og næringsliv.

Når fleire brukarar vel sjølvbetjeningsløysingar fordi dei opplever det som det beste alternativet, blir det frigjort verdifull tid i NAV-kontoret til å hjelpe dei som treng personleg kontakt og tettare oppfølging.

Mykje av rettleiinga om statlege ytingar er no byggt inn i den digitale søknadsdialogen. Telefon, chat og sosiale medier skal brukast som støttekanalar.

Det vert arbeidd for å få på plass digital løysing for dei sosiale tenestene i nye NAV Ørsta-Volda. Det er avklart at kommunane Ørsta og Volda ynskjer at systemet skal lysast ut på anbod.

Første møte med rådmenn og IT- ansvarlege vart gjennomført 03.06.19.

Det vart laga ein foreløpig tidsplan for arbeidet fram til avklaring vedr samarbeid med andre kommunar er avklart.

Tidsplan prosess Digisos;
11. juni 2019 Paul Ottar Tornes og Bjørn Heggen deltek på fagmøte i sosialgruppa ved NAV Ørsta-Volda og køyrer kartlegging av behov. Dei har med kartleggingsverktøy. Her skal vi tenkje teneste og ikkje organisasjon. Kva har vi behov for i ei programvare? Kva ynskjer brukarane våre?

 

14. juni 2019 Rådmennene tek opp felles anbod på Rådmannsmøte med dei andre kommunane i SSIKT samarbeidet.

 

25. juni 2019 SSIKT strategimøte – Bjørn ber om tilbakemelding på e-post frå dei andre kommunane vedr evt. felles anbod.

Bjørn sender oppsummering til oss.

 

August 2019 Lage plan for vidare arbeid med anbudsprosess