Stab/støtte: informasjonsskriv juni 2019

Til tilsette innanfor stab- og støttefunksjonar,

Prosessen med organisering og innplassering i sektorane er godt i gang, og dei ulike brikkene fell på plass. Dette betyr også noko for oss i stab/støtte. No har vi stort sett oversikt over kva mannskap vi har og kva oppgåver som skal løysast. Vi har også venta ei avklaring knytt til framtidig bruk av Smia.

Ass.rådmann:

Under assisterande rådmann ligg ansvar for ulike fagfelt, og gjennom prosess med dei tilsette og tillitsvalde har ein funne det føremålstenleg å skille ut ei eiga avdeling knytt til arkiv, politisk sekretariat, servicefunksjonar, postmottak og personvern.

Avdeling for arkiv/service/dokumenthandtering:

For å sikre ei best mogleg organisering og utvikling av desse tenestene vil ein difor innplassere ein avdelingsleiar for desse tenestene.

Nærare avklaring om oppgåver som skal ligge til avdelinga vil verte gjort i samråd med avdelingsleiar, leiargruppa i (nye Volda) og ressursgruppa.

Avdelingsleiar:

Avdelingsleiar vil ha ansvar for å organisere avdelinga og arbeidet, ha personal- og budsjettansvar.

Etter kartleggingssamtalar, oppfølgingssamtalar og forankring i ressursgruppa vert Inger-Johanne Johnsen innplassert som avdelingsleiar for arkiv og service i nye Volda. Inger-Johanne vil tiltre frå 15.06.19 i funksjonen i prosjektet og får ansvar for å:

  • Gjennomføre prosess knytt til organisering av avdeling for arkiv og service i nye Volda
  • Bistå i utviklingsprosessar i avdeling «Ass.rådmann»
  • Andre oppgåver som følgjer av kommunesamanslåingsprosjektet
  • Inger-Johanne vil ha fullmakter og ansvar i tråd med tidlegar gjeve mandat for arkivarbeidet i samanslåingsprosjektet, delegasjonsfullmakt og formålsskildring.

Avdelingsleiar har ansvar for å organisere avdelinga slik at ein er får ei føremålstenleg og effektiv avdeling som ivaretek arkiv/dokumentsenter i tråd med lovverk og retningslinjer. Dette arbeidet er forankra i tidlegare gjeve mandat til arkivleiar. Avdelinga har også ansvar for at kommunen har eit personvernombod.

Vidare har avdelinga ansvar for å utføre oppgåver som vert lagde til politisk sekretariat. Avdelinga skal også syte for gode servicetenester i mottak ved Volda rådhus og desentraliserte rådhusfunksjonar på Smia, i tråd med vedtak frå fellesnemnda.

Det er avdelingsleiar som har fullmakt til å organisere arbeidet i avdelinga, herunder bemanningsplan og budsjettansvar. Avdelingsleiar rapporterer til assisterande rådmann. Fram til 01.01.20 vil Inger-Johanne måtte kombinere funksjonen som avdelingsleiar i prosjektet nye Volda og funksjonen som sektorsjef kultur og service i dagens Volda kommune.

Når det gjeld dei andre tilsette i avdeling til assisterande rådmann vil ein i tida framover arbeide med å definere ansvars- og funksjonsområder. Dette vil ein gjere i tett dialog med dei tilsette, ressursgruppa, og leiargruppa i (nye) Volda.

Smia:

Etter ei omfattande høyringsrunde har Fellesnemnda no vedteke at Smia skal vere heildagsopen med mottaksfunksjon for innbyggjarar og publikum måndag, onsdag og fredag. Det vil vere avdelingsleiar i samråd med dei tilsette som organiserar og legg plan for bemanning av Smia, i tråd med vedtaket frå Fellesnemnda.

Vedtak i Fellesnemnd for nye Volda kommune – 09.05.2019

  1. Smia skal vere heildagsopen med mottaksfunksjon for innbyggjarar og publikum måndag, onsdag og fredag. Følgjande tenester skal vere tilgjengelege minimum 1 dag for veka og elles etter eiga avtale ved behov:
    • Landbrukskontor/ landbrukstenester
    • Byggjesakshandsaming
    • Kart/oppmåling
    • Planavdeling
  2. Fast vekedag kan vere den same eller ulik for dei ulike tenestene ut frå kva som er praktisk tenleg. Det er viktig med forutsigbarheit, slik at ein veit når ein kan gjere avtalar. Primært bør desse faste dagane samsvare med opningstida til servicekontoret, og at ein utover dette kan gjere eigne avtalar.
  3. Det skal stillast til disposisjon avlastningskontor og møterom for heile organisasjonen i nye Volda kommune.
  4. Biblioteket og frivilligsentralen held fram med å vere lokalisert på Smia. Opningstida og organisering av bibliotektenesta vert å avklare i samband med den administrative proses sen med organisering av kulturavdelinga.
  5. Volda vil gjennom dialog med NAV og Ørsta kommune jobbe for at NAV skal ha tilgjenge leg teneste for innbyggarar og næringsliv på Smia.
  6. Sidan Volda Rådhus har sprengt kapasitet må det av økonomiske grunnar leggast til rette for fleire funksjonar på Smia før en leiger eller kjøper lokale i Volda Sentrum.
  7. Dersom det i framtida blir aktuelt med meir interkommunalt samarbeid, t.d. innan Lønn og Rekneskap skal Smia kunne nyttast.
  8. Ved ledig kapasitet er det ei målsetting at ein kan leggje til rette for verdiskapande aktivi tet på Smia. Nye Volda vil stimulere til at det kan etablerast eit næringsmiljø på Smia der ein kan leie ut lokale til bedrifter som driv i skjeringspunktet landbruk, reiseliv og naturba serte næringar. Smia utvikling lokalisert til Smia er allereie ein del av dette miljøet.
  9. Volda kommune opnar for at lokale lag og organisasjonar får tilgang til kontor, møterom og ev lagerplass på Smia så langt det er kapasitet for det.
  10. Tenesteyting og lokalisering knytt til Smia skal evaluerast seinast innan 3 år, pr. 31.12.22.

Økonomiavdelinga:

Økonomi har hatt gjennomgang på oppgåvene etter samlinga og kartlegginga i januar. I gjennomgangen har kvar enkelt tilsett fått høve til å sette opp sine ønskjer for ansvarsområde og oppgåver.

Vi er ikkje heilt i mål enda- men nærmar oss.

Vi har no fått avklart at Eli Øy Vassbotn vert overflytta til samfunnsutvikling. Ho vil då ta med seg det meste av sine oppgåver då det er naturleg at desse ligg til denne sektoren.

Det som står att å avklare er arbeidsoppgåver knytt til Husbank, bostøtte og startlån, samt innkjøp.

Personalavdelinga:

Personalrådgjevar i Hornindal, Martin Agnar Dahl, har sagt opp stillinga si, og avsluttar i kommunen i løpet av sommaren. Etter å ha gjort ulike vurderingar, har ein bedt Berit Lyngstad tiltre som personalsjef i Hornindal frå 01.08.20.

Berit vil vere ein dag i veka i Hornindal, og vil der ha ansvar for overordna saker. I tillegg er dette ei fin anledning for Berit til å bli betre kjent med dei tilsette i Hornindal.

Det vert jobba med ulike løysingar knytt til å følgje opp dei daglege personalsakene i Hornindal.

Ressursgruppa:

Medlemer av ressursgruppa: Nina Kvalen, Norunn Helen Holmøy-Wang, Kari Mette Sundgodt, Inger Johanne Johnsen, Berit Lyngstad og Ann Kristin Langeland. Vi skal ha neste møte i ressursgruppa 20.08.19. Dersom de har spørsmål eller innspel så ta kontakt med oss.

Vi vil nytte høvet til å takke for stor innsats, glød og engasjement, både i den daglege jobben, men også i høve prosessen med å bygge den nye kommunen. Vi gledar oss til vidare prosess og samarbeid. No må kvar og ein ha ein rett så god og fin sommar.

Måtte feriedagane bli akkurat slik de drøymer om; fylte av glade dagar, godt samvær, korte eller lange turar, senka skuldrar og kvile.

God sommar!

På vegne av ressursgruppa
Ann Kristin Langeland
Ass. rådmann, nye Volda